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Onboarding Automation: verso un inserimento lavorativo più efficace

Created: Thursday, 09 March 2023 07:49

Una buona parte dei nostri progetti è dedicata a programmi digitali per il miglioramento dei processi di onboarding. Dal punto di vista dell’organizzazione del lavoro, pare infatti che tutto ciò che ha funzionato fino a pochi anni fa, oggi sia inefficace. E se l’inserimento di nuovo personale è già costoso normalmente, figuriamoci nei casi in cui non riesce nel suo compito di indirizzare professionalmente e generare motivazione e appartenenza e quindi, in poche parole, produttività. 

L’onboarding automation cerca di supportare le organizzazioni in due modi: da una parte accelerando e automatizzando alcuni passaggi “manuali” e ripetitivi che andrebbero a sottrarre energie a risorse strategiche; dall’altra destinando il tempo così risparmiato a momenti di scambio ad alto valore aggiunto. Inoltre contribuisce a mitigare il rischio di errore umano - come ad esempio l’accesso accidentale a documentazione riservata - è sostenibile perchè riduce l’utilizzo della carta, abbatte i costi del processo, consente una gestione dei dati coerente e un flusso di informazioni centralizzato, controllato e uniforme. Infine, genera un maggiore orientamento all’azienda rispetto all’onboarding tradizionale.

Abbiamo visto che l’automatizzazione dei flussi di lavoro relativi all'onboarding consente di ridurre il tempo dedicato a noiose e ripetitive attività manuali, ma anche i tempi morti dell’inserimento. L’automation digitalizza i processi tradizionalmente manuali, come l'invio di e-mail di benvenuto, l'inserimento manuale dei dati dei dipendenti, la formazione di tipo “induction” e l'assegnazione di task. Grazie a sistemi che integrano piattaforme di gestione dell’apprendimento (LMS) con software di gestione HR e tool per la gestione dei progetti, i nuovi dipendenti possono accedere a tutte le informazioni di cui hanno bisogno aggregandole nello stesso ambiente che ne tiene traccia e riporta anche l’avanzamento delle attività e le scadenze.

Il primo dei quattro passi che portano all’automatizzazione è la mappatura del processo di onboarding: ogni fase del processo deve essere identificata e analizzata per capire quali attività sono ad essa collegata, quanto tempo richiedono, quali sono le modalità di apprendimento. È importante identificare i passaggi più critici e onerosi sia per i nuovi assunti sia per i loro tutor.

Il secondo passo consiste nel definire quali fasi automatizzare: la scelta può coinvolgere le fasi più onerose, o quelle che impattano sul maggior numero di neoassunti, o su quelle che impiegano un maggior tempo per essere portate a termine.

Nell’automazione vanno coinvolti tutti gli stakeholder necessari affinchè il processo generi un beneficio reale a livello dell’organizzazione e sia culturalmente sostenuto e condiviso.

Come tutti gli ingranaggi, anche l’onboarding automation va periodicamente oliata: ciò significa verificarne l’efficacia e apportare miglioramenti continui. È possibile in modi differenti: nel breve periodo monitorando gli elementi che contribuiscono al suo funzionamento, raccogliendo dati e feedback, verificando il completamento dei programmi e organizzando focus group periodici con tutte le funzioni rappresentate. Nel lungo periodo con l’esame del turnover aziendale, dei risultati di carriera e della produttività.

Per un approfondimento dei temi legati all’onboarding, scrivere a info@simulware.com