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It’s sharing time! Videoconferenza, meeting, webinar… come scegliere il software che fa per te?

Created: Wednesday, 02 November 2022 11:46

Ad oggi la scelta fra gli strumenti di sharing è sempre più vasta. Dal lockdown in poi in particolare questi software sono diventati giocoforza una parte irrinunciabile delle attività aziendali.

Ad esempio, l’uso di Google Meet durante il lockdown è cresciuto di ben 30 volte da gennaio 2020. Ad Aprile 2020, ogni giorno si sono connessi 3 miliardi di nuovi utenti, che hanno partecipato a meeting per circa 3 miliardi di minuti. Durante le ore di punta, si sono incontrate oltre 100 milioni di persone. Una marea di comunicazioni in tempo reale.

Ed in effetti, la praticità, la velocità di comunicazione e l’assenza di vincoli logistici non hanno paragone rispetto agli incontri in presenza. Di contro, agli strumenti di sharing viene richiesto di essere coinvolgenti, di mantenere alta l’attenzione dei partecipanti e di costruire il senso di partecipazione al gruppo.

Quindi, quale tra le varie soluzioni può garantire la qualità e fluidità della comunicazione ed evitare tutti i problemi legati a picchi di utilizzo, sicurezza e privacy?

Per aiutarti ad orientarti all’interno della ricca offerta proposta dal mercato, abbiamo messo a confronto i principali software di sharing: mentre alcune caratteristiche sono più o meno comuni a tutti (come le chat, la condivisione dello schermo, la possibilità di lanciare sondaggi o di reagire con un’emoticon) altre features sono molto specifiche, ed è su queste che conviene basare la propria scelta.

Microsoft Teams

https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-teams/log-in

Microsoft colpisce ancora con una potenza di fuoco massima rispetto agli altri strumenti presenti sul mercato, garantendo la qualità del servizio ad una grande quantità di utenti in tutto il mondo. Teams inoltre vanta l’integrazione con Office 365 e oltre 150 applicazioni. Questo significa, ad esempio, che è possibile creare il documento Word, Excel o PowerPoint in Teams e condividerlo direttamente con i colleghi, senza dover cambiare applicazione: molto comodo! Altre utili funzioni sono: la possibilità di salvare file direttamente online, la gestione intuitiva dei documenti, la creazione e gestione dei gruppi di lavoro e le funzioni automatiche di notifica e di pianificazione degli inviti. Teams fa praticamente tutto! Inoltre è molto intuitivo da utilizzare e vanta un’ottima interazione con la web app o l’app desktop, con cui condivide le stesse funzionalità.

Anche noi in Simulware, per l’integrazione con i nostri sistemi, abbiamo scelto TEAMS!!! Nelle prossime newsletter vi spiegheremo meglio perché!

Google Meet

https://apps.google.com/meet

Meet è totalmente cloud based, è integrato nella Google Workspace, la suite di collaborazione e produttività di Google Cloud, non necessita di installazione da parte dell’utente ed è semplice ed intuitivo da usare. Sicurezza e protezione della privacy sono garantite dai sistemi Google, che prevedono strumenti per il controllo degli accessi per cui si accede ai meet solo con invito.  Meet permette di salvare la registrazione del meeting direttamente in Drive ed offre la funzione sottotitoli automatici. Rispetto a Teams, Meet nasce come un vero e proprio strumento di videoconferenza: l’accesso è semplice e diretto, sia per i partecipanti del team che per gli invitati esterni, e i meeting vengono schedulati usando Calendar, il link o il codice generato internamente.

Zoom Meetings

https://zoom.us

Zoom è lo strumento di videoconferenza che tutti conoscono grazie alla sua semplicità d’uso e soprattutto grazie al fatto che permette di gestire webinar gratuiti fino ai 40 minuti. Questa diffusione e semplicità hanno però evidenziato dei problemi di sicurezza e privacy, che si sono resi evidenti nei picchi di utilizzo durante il lockdown. In particolare, non sono state comunicate le modalità con cui i dati personali sono stati utilizzati e i meccanismi di crittografia impiegati per proteggere i dati, tanto che poi nel 2020 Zoom ha comprato una piccola start up di New York per implementare un sistema di crittografia end-to-end, che prima effettivamente mancava. Nonostante la fama e i numerosi attacchi di bombing (con l’accesso di persone non iscritte o di materiale video all’interno di meeting privati non coperti da password) Zoom rimane lo strumento di sharing più diffuso, soprattutto nel mercato consumer.

GoTo

https://www.goto.co

La piattaforma per videoconferenze che vanta oltre 80 milioni di riunioni online annuali, è disponibile in più di 190 Paesi. GoTo intelligentemente suddivide i vari strumenti di comunicazione in vari moduli indipendenti:

• GoToMeeting per le videoconferenze
• GoToConnect per la gestione delle riunioni aziendali
• GoToTraining (LMS) per la gestione della formazione online
• GoToWebinar promette di gestire diversi tipi di eventi: "dai corsi di formazione remoti per i dipendenti alle riunioni plenarie in modalità ibrida, dalle demo preregistrate dei prodotti alle conferenze plurigiornaliere". Questo modulo permette inoltre di tenere traccia dei lead integrando il proprio CRM. Fra i vari tool di condivisione è da evidenziare il controllo condiviso di tastiera e mouse. Inoltre, l’utente può personalizzare la vista dello schermo scegliendo se vedere il relatore o le slide e può anche zoomare sulla singola slide.

ClickMeeting

https://clickmeeting.com

ClickMeeting si avvale di server europei e può vantare quindi una maggior sicurezza e rispetto delle normative GDPR. Molto interessante la possibilità di gestire con facilità dei webinar a pagamento (anche registrazioni on demand) atrtaverso l’integrazione con Paypal o con altri sistemi via API, o la possibilità di creare dei webinar automatizzati associati ai funnel di vendita, organizzandoli in modo intuitivo con una timeline semplice da modificare via drag&drop. Ecco perché ClickMeeting sembra più rivolto al mercato del consumer piuttosto che al business. Inoltre può vantare l’integrazione con altre piattaforme e software, come Dropbox, WordPress e Slack, per la condivisione di documenti, video, chat private e promemoria del calendario.

Cisco Webex

https://www.webex.com

Webex, molto usata soprattutto in ambito aziendale anche per piccole aziende, offre una tecnologia solida grazie ad un team di sviluppatori nato da un’azienda storica. Da evidenziare la funzione di trascrizione automatica, la possibilità di gestire delle sessioni pratiche di prova con gli altri speaker prima del webinar e l’offerta di traduzioni in tempo reale in oltre 100 lingue fino a 10.000 partecipanti in contemporanea.

Per gestire le interazioni fra partecipanti durante il webinar, la Swite Webex richiede l’installazione della app Slido (https://www.slido.com) per lanciare sondaggi in tempo reale, quiz e “word clouds”.

Ringcentral

https://www.ringcentral.com

Ringcentral mostra un’utile dashboard di amministrazione che consente agli amministratori di monitorare l’uso del servizio e individuare con la massima precisione i problemi di prestazioni la trascrizione automatica. Inoltre, offre l’integrazione con Slack, G Suite e Microsoft 365 - Mobile (grazie a cui si può cambiare il device senza dover lasciare il meeting) oltre a tantissime funzionalità interessanti come: la speaker identification (per riconoscere chi parla dalla voce), la riduzione automatica del rumore e l’auto-follow (per cui la telecamera segue sempre chi sta parlando, mantenendolo centrato nello schermo). Manca invece il modulo per la gestione dei webinar, il che fa di questo tool più uno strumento di gestione delle comunicazioni aziendali che un vero e proprio presenter di contenuti didattici.

BigBlueButton

https://bigbluebutton.org

“BigBlueButton Was Created In A Classroom, Not A Boardroom. That’s Important.”

Il claim non lascia dubbi: questo strumento cloud based, sviluppato nel 2007dal Technology Innovation Management (TIM) Program alla Carleton University’s Institute for Technology di Ottawa, si rivolge alla didattica più che alla comunicazione aziendale. E come tutti gli open source è meno intuitivo da configurare, anche se offre a supporto un’infinità di tutorial. Le molte funzionalità faranno innamorare i docenti: oltre ad una facile gestione di sondaggi e della condivisione dello schermo, è interessante la funzione per cui, indipendentemente dal numero di studenti, si può sempre vedere chi sta parlando mentre i nomi degli speaker vengono evidenziati sopra la presentazione. BlueJeansStudio permette inoltre di editare i video dei webinar in autonomia.