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Knowledge Management: perché è così importante?

Creato: Giovedì, 07 Settembre 2023 08:33

Come condividere le conoscenze all’interno di un’azienda

La condivisione delle conoscenze all’interno di un’azienda, il knowledge management, è un’attività di fondamentale importanza sia per raggiungere gli obiettivi aziendali,  sia per la felicità professionale dei dipendenti.

Sinora si è infatti sempre parlato di knowledge management dal punto di vista dell’azienda, sottolineando come la condivisione delle informazioni, delle conoscenze e delle skill sia di estrema importanza per aumentare la produttività dell’azienda stessa; ma con le nuove modalità di lavoro, in particolare con lo smart working, non è sempre facile sviluppare in maniera costruttiva i rapporti tra colleghi e quindi anche il passaggio delle conoscenze risulta più complesso.

Per questo motivo la possibilità di assorbire nuove skill sta diventando una delle caratteristiche maggiormente ricercate dai professionisti, che vogliono effettivamente maggior equilibrio tra vita privata e lavoro, ma senza rinunciare alla propria crescita professionale.

Analizziamo quindi gli elementi che caratterizzano le buone pratiche di knowledge management, adattandole ai nuovi paradigmi della vita aziendale.

Che cosa significa Knowledge Sharing?

Il knowledge management si fonda sulla capacità di condividere informazioni, ecco perché si associa questo termine al concetto di knowledge sharing. Condividere in ambito aziendale significa quindi trasmettere informazioni rilevanti, accesso ai dati, strumenti e skill dai professionisti con maggiore esperienza a quelli che invece necessitano di nuove conoscenze.

Questo passaggio è una delle fondamenta di un’azienda sana e con potenzialità di crescita, perché invece di basarsi su poche figure professionali e sul loro bagaglio di conoscenze, si innesta un processo che permette a tutti i dipendenti di crescere, da quelli nuovi a quelli già formati, che troveranno spazio per incrementare nuove conoscenze, ed eventualmente condividerle successivamente.

Non puntare l’attenzione sul knowledge management e sul knowledge sharing significa dipendere esclusivamente dalle performance di chi possiede le conoscenze più importanti per l’azienda e conseguentemente avere potenzialità di crescita più limitate.

La condivisione è un valore importante

Delegare il proprio lavoro non è mai un’operazione semplice, spesso perché non si ritiene che le persone a cui lo stiamo delegando abbiano le skill necessarie per svolgerlo. Per questo motivo lavorare all’interno di una struttura che favorisca la verifica di queste skill ed eventualmente l’incremento di nuove conoscenze permette anche di delegare con maggiore tranquillità.

La condivisione di conoscenze è il punto di partenza da cui si ramificano la maggior parte dei processi aziendali.

Concentrarsi sui metodi, i momenti e le tecnologie che permettano di svolgere una buona attività di knowledge management significa impattare positivamente su tutti gli aspetti della vita aziendale, ma non solo.

La possibilità di acquisire nuove conoscenze sta diventando sempre più una leva per attirare e mantenere i propri dipendenti.

Knowledge management e smart working

La recente pandemia ha cambiato radicalmente i paradigmi lavorativi, portando moltissime aziende a introdurre o potenziare il lavoro da casa. Alcune hanno continuato su questa strada, altre sono tornate completamente alle modalità di lavoro pre-pandemica, la maggior parte ha optato per soluzioni ibride.

Certamente la possibilità di lavorare da casa ha molti lati positivi che sono stati riscontrati anche dal punto di vista della produttività aziendale, ma non si può negare che ve ne siano anche alcuni negativi.

Uno di questi è appunto la difficoltà nel passare conoscenza tra i dipendenti: se da una parte lo smart working permette un maggior equilibrio tra vita professionale e privata, dall’altra la concentrazione sui propri compiti non permette di dedicare il tempo necessario alla condivisione delle conoscenze con i nostri colleghi, e talvolta nemmeno alla conoscenza vera e propria delle persone che lavorano con noi.

Capita abbastanza frequentemente che all’interno di questo nuovo paradigma lavorativo, i nuovi dipendenti lamentino, in modalità smart working, una scarsa comunicazione interna e soprattutto la difficoltà ad accedere a conoscenze, informazioni e aiuto. Call e meeting sono all’ordine del giorno, ma quasi mai per dedicare il nostro tempo a chi ne ha bisogno per crescere.

Non stiamo descrivendo la situazione di tutte le realtà aziendali, ma una fetta significativa del mercato di moltissimi settori, da cui consegue un aumento notevole del turn over: in sostanza, per le aziende è diventato più complesso mantenersi stretti i dipendenti. Per cambiare questa tendenza uno dei punti su cui lavorare è sicuramente il knowledge management, consentendo ai dipendenti di lavorare in un contesto confortevole dal punto di vista dell’equilibrio tra vita privata e professionale, ma che al contempo permetta di avere dei punti di riferimento saldi per svolgere correttamente il proprio lavoro e quando possibile per crescere professionalmente.

Ecco quindi che una struttura di knowledge sharing ben rodata e funzionante diventa un motivo di attrazione per i professionisti che cercano una condizione lavorativa in linea con le loro aspettative.

Come si può agevolare la condivisione di informazioni in azienda

Sono diverse le informazioni che è necessario condividere per sviluppare un buon processo di knowledge management, come ad esempio:

• informazioni di carattere normativo, che rappresentano aspetti della vita aziendale, delle regole e dei valori che ne fanno parte,
• informazioni di carattere strategico, che rendono maggiormente consapevoli i dipendenti del motivo per cui svolgono il proprio lavoro,
• e informazioni operative, che permettano di svolgere effettivamente i propri compiti.

Le riunioni interne rappresentano un momento importante del knowledge management e sharing, servono quindi ad aggiornare tutti i dipendenti coinvolti sulle attività aziendali e a condividere informazioni e conoscenze.

L’affiancamento è fondamentale per la condivisione delle skill, un momento in cui una figura senior si mette a disposizione del dipendente che necessita di apprendere nuove conoscenze. Difficilmente si tratta di un processo spontaneo, per questo motivo deve essere coordinato dai vertici della gerarchia aziendale, in maniera tale che diventi parte integrante della vita aziendale, e non un’attività una tantum da svolgere quando serve.

Webinar, eventi e corsi sono invece strumenti utili per acquisire informazioni dall’esterno per poi condividerle internamente. Anche in questo caso l’input deve arrivare da chi è incaricato a gestire la vita aziendale, in maniera tale che i dipendenti si sentano stimolati a proporre momenti di formazione che ritengono utili in prima persona.

I network sono un altro elemento di estrema importanza quando si parla di knowledge management. L’azienda deve avere un network di partnership da poter condividere con i dipendenti che ne hanno bisogno, sia per svolgere il proprio lavoro che per acquisire nuove conoscenze; al contempo il singolo dipendente al giorno d’oggi ha sempre più la possibilità di sviluppare un proprio network professionale utile alla propria crescita, ma anche a quella aziendale.

Infine, se si punta su una struttura di knowledge management ben sviluppata, torna sicuramente utile una tecnologia di supporto per accedere a un knowledge database aziendale in cui trovare le informazioni di cui c’è bisogno o i contatti delle persone che possono fornirle.

I vantaggi del knowledge management

Il knowledge management si sviluppa quindi da diversi punti di vista: organizzativo, i manager dell’azienda stessa devono impostare, stimolare e controllare i processi di condivisione delle informazioni, tecnologico, i dipendenti devono avere i mezzi, i software e i tool a disposizione per avere accesso alle informazioni, formativo, serve una cultura aziendale che dedichi tempo alla formazione, sia interna che esterna.

Il concetto di knowledge viaggia parallelamente a quello di formazione: che si tratti di acquisire informazioni dall’esterno o di condividere conoscenze internamente, siamo sempre all’interno del contesto della formazione aziendale.

Ecco quindi che i vantaggi derivanti dal knowledge management sono strettamente connessi a quelli della formazione aziendale. Attraverso la formazione e la condivisione un’azienda può avere accesso a nuove informazioni e conoscenze, incrementando le skill dei propri dipendenti e quindi la produttività, può migliorare le procedure standardizzate permettendo un importante risparmio di tempo e quindi di denaro, può agevolare i processi decisionali, permettendo scelte più rapide e azzeccate, può favorire la crescita professionale aumentando la soddisfazione dei dipendenti e diminuendo quindi il turnover e, in generale, può facilitare l’accesso alle informazioni, che rappresenta un’attività importante di una struttura aziendale ben organizzata.

Al giorno d’oggi quindi knowledge management e formazione aziendale sono due processi fondamentali, ma se in questo articolo vi abbiamo parlato della loro importanza e delle modalità in cui svilupparli, bisogna sempre tenere presente che ogni azienda ha le proprie e uniche caratteristiche e che quindi risulta complesso sviluppare un modello unico, valido in tutte le situazioni.

Per questo motivo Simulware punta su una formazione aziendale personalizzata, costruita un mattone alla volta attorno alle caratteristiche dell’azienda e delle persone che ne fanno parte, proprio per innescare correttamente quel processo di formazione e condivisione delle conoscenze che passa attraverso le persone e che quindi non può prescindere da esse.

Se sei interessato a innestare questi processi nella tua azienda, scrivi a hello@simulware.com.